Sebagai seorang mahasiswa maupun pekerja, butuh cara mengatur waktu dengan baik agar bisa lebih produktif. Manajemen waktu tidak hanya sebatas kebiasaan yang harus diikuti terus-menerus, melainkan bisa terus berkembang dan kamu improvisasikan seiring berjalannya waktu.
Memiliki manajemen waktu yang baik butuh proses dan konsistensi hingga menjadi kebiasaan sehingga pekerjaan bisa terselesaikan dengan maksimal sesuai target waktu.
Cara Mengatur Waktu Agar Lebih Produktif
Pada dasarnya, setiap orang punya kapasitas dan caranya tersendiri dalam melakukan time management, tetapi beberapa tips berikut mungkin bisa jadi panduanmu:
- Membuat to-do-list
- Menyusun skala prioritas
- Tingkatkan kemampuan berkomunikasi
- Membuat perencanaan
- Berani mengambil keputusan
- Menentukan deadline dari tiap pekerjaan
- Ambil jeda istirahat
- Kurangi distraksi
- Hindari multitasking
- Rapikan tempat kerja
- Apresiasi kebiasaan baik
- Rutin berolahraga dan mengonsumsi makanan sehat
- Jangan buang waktu untuk melakukan hal kecil
- Manfaatkan aplikasi time management
- Kuasai manajemen stres
Apa Itu Manajemen Waktu?
Manajemen waktu (time management) adalah cara kita membagi dan mengelola waktu yang kita miliki untuk berbagai aktivitas guna memaksimalkan produktivitas agar bisa mencapai tujuan sesuai rencana. Time management yang baik memungkinkan seseorang dapat melakukan berbagai aktivitas setiap harinya.
Selain itu, pekerjaan juga bisa terselesaikan lebih cepat, karena kamu telah terbiasa untuk fokus saat bekerja dan disiplin dengan waktu.
Manfaat Manajemen Waktu yang Baik
Apabila seseorang telah memiliki cara mengatur waktu yang baik, maka produktivitasnya akan meningkat, mengurangi tingkat stres, dan membawa dampak positif lain di kehidupannya. Yuk, kita bahas satu per satu manfaatnya!
1. Membuat To-do-list
Memiliki perencanaan dalam melaksanakan suatu tugas bisa mengurangi kadar stres saat mengerjakannya. Setiap hari, kamu sudah tahu apa saja yang harus dilakukan dan selesaikan. Dengan adanya to-do-list, kamu bisa mengecek progress yang jelas dari suatu pekerjaan.
2. Menyusun Skala Prioritas
Setelah menyusun to-do-list, langkah selanjutnya adalah menyusun skala prioritas. Artinya, tentukan mana saja pekerjaan yang harus lebih dahulu diselesaikan. Sebagai contoh, kamu bisa menyusun skala prioritas pekerjaan berdasarkan urutan deadline.
3. Meningkatkan Kemampuan Berkomunikasi
Ketika kita bekerja di suatu perusahaan, tentu pekerjaan kita bersinggungan dengan orang lain dalam tim sendiri maupun divisi lain. Oleh karena itu, kemampuan berkomunikasi yang baik menjadi skill wajib bagi karyawan.
Komunikasi yang baik akan membantumu menjalin hubungan baik dengan rekan kerja di kantor. Kalau hubungan sudah baik, alhasil kerja sama untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersinggungan satu sama lain menjadi lebih mudah.
Kelancaran komunikasi dengan rekan kerja menjadi efek domino yang membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan meningkatkan produktivitas.
4. Membuat Perencanaan
Cara mengatur waktu selanjutnya adalah dengan membuat perencanaan. Perencanaan yang dimaksud tidak hanya seputar pekerjaan, lho. Salah satu cara memanfaatkan waktu dengan baik untuk tujuan-tujuan kita di masa mendatang adalah dengan berinvestasi.
Dengan berinvestasi, kamu bisa selangkah, bahkan beberapa langkah lebih maju untuk mencapai tujuan atau cita-citamu di masa mendatang. Bagi yang masih pemula, kamu bisa baca artikel berikut sebagai awalan: 7 Tips Investasi Untuk Pemula Paling Mudah, Kamu Harus Tahu!
Tentukan terlebih dahulu, kira-kira tujuan apa saja, sih, yang ingin kamu capai beberapa bulan, tahun, lima tahun, bahkan sepuluh tahun dari sekarang. Tujuan tersebut tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit, makanya berinvestasi adalah salah satu upaya untuk “membeli waktu”.
Menunda investasi untuk tujuan tertentu membuatmu harus menabung lebih banyak di kemudian hari, karena waktu yang tersedia untuk mempersiapkan dananya semakin sedikit. Semakin awal kamu memulainya, semakin sedikit uang yang harus diinvestasikan. Jadi, nggak terlalu memberatkan kondisi finansialmu.
Di tanamduit, kamu bisa memulai perjalanan investasimu dengan berbagai pilihan produk dalam satu aplikasi, mulai dari reksadana, Surat Berharga Negara (SBN), dan emas.
5. Berani Mengambil Keputusan
Jadilah seseorang yang berani mengambil keputusan. Berani mengambil keputusan bukan berarti terburu-buru dalam memutuskan sesuatu, ya. Saat kita sudah yakin terhadap sesuatu, ada baiknya untuk tidak membuang waktu dengan terus berpikir dan mempertimbangkan ini itu. Hal tersebut bisa menghambat pekerjaan lainnya, lho.
Setiap keputusan pasti ada risikonya. Keberanian untuk menghadapi risiko dari keputusan yang diambil akan membuatmu semakin berkembang di masa mendatang.
6. Menentukan Batas Waktu (Deadline) dari Tiap Pekerjaan
Agar kamu bisa menyelesaikan pekerjaan dengan fokus dan disiplin, belajarlah untuk menentukan batas waktu untuk masing-masing tugas. Salah satu teknik manajemen waktu yang bisa dicoba adalah time boxing.
Time boxing dapat kita lakukan dengan membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Misalnya, siang ini kamu harus mengirimkan report bulanan ke atasanmu. Set deadline pribadi untuk kamu menyelesaikan tugas tersebut, misalnya 2 jam dari pukul 08.00–10.00.
Kamu harus berusaha semaksimal mungkin untuk dapat menyelesaikannya sesuai dengan target waktu yang telah ditentukan. Time boxing terbagi menjadi dua, yaitu soft time boxes dan hard time boxes. Soft time boxes berarti kamu memberi toleransi atau tambahan waktu jika tugasnya belum selesai tepat waktu.
Sementara itu, hard time boxes berarti saat deadline, kamu akan berhenti dan mengambil istirahat terlebih dahulu untuk pekerjaan sebelumnya. Dengan mengatur deadline dari tiap pekerjaan, kamu akan lebih cepat menyelesaikannya dan bisa mengerjakan to-do-list selanjutnya.
7. Ambil Jeda Istirahat
Bekerja dalam durasi yang terlalu lama bisa membuatmu lelah dan sulit untuk fokus. Makanya, penting banget untuk ambil jeda istirahat terlebih dahulu sebelum menyelesaikan tugas agar mata dan otakmu tidak kelelahan.
Buat kamu yang banyak beraktivitas di depan HP dan laptop, cobalah metode 20-20-20. Setiap 20 menit menatap layar gadget, sisihkan 20 detik untuk menatap objek lain yang jaraknya kurang lebih 6 meter dari posisimu.
Metode ini berguna untuk mencegah computer vision syndrome (CVS), sekumpulan gejala pada mata dan leher akibat aktivitas di depan gadget secara berlebihan dalam waktu panjang. Gejala yang dimaksud di antaranya mata lelah, nyeri kepala, leher, pundak, penglihatan buram, dll.
Baca juga: 10 Kunci Hidup Tenang dan Bahagia Agar Terhindar dari Gelisah
8. Kurangi Distraksi
Cara mengatur waktu agar produktif lainnya adalah dengan mengurangi distraksi. Saat bekerja, pasti ada saja distraksi yang membuyarkan fokusmu, entah notifikasi social media, e-mail, dan masih banyak lagi. Distraksi yang datang terus-menerus bisa menurunkan produktivitasmu dan meningkatkan kadar stres.
Oleh karena itu, saat bekerja, matikan notifikasi social media, e-mail. Aktifkan notifikasi untuk aplikasi yang menunjang pekerjaanmu saja.
9. Hindari Multitasking
Sebagian dari kita berpikir mengerjakan beberapa pekerjaan di waktu bersamaan berarti semakin banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan pula. Namun, berdasarkan data dari startuptalky.com, multitasking justru menurunkan produktivitas sebanyak 40%.
Saat melakukan beberapa pekerjaan sekaligus, kita cenderung bergantian mengerjakannya sehingga kurang fokus dan hasilnya kurang maksimal. Otak kita akan lebih fokus jika hanya berfokus pada satu tugas saja dalam satu waktu.
Oleh karena itu, cobalah untuk menyelesaikan tugas satu per satu dengan disiplin agar hasil yang didapatkan juga maksimal.
10. Rapikan Meja Kerja
Meja yang rapi tentu membuat kita merasa nyaman untuk bekerja. Selain itu, meja kerja yang rapi bisa meningkatkan produktivitas dan manajemen waktu kita.
11. Apresiasi Kebiasaan Baik
Saat kita sudah bisa membangun kebiasaan baik, khususnya disiplin menerapkan time management yang teratur, jangan lupa untuk mengapresiasi dirimu. Salah satu bentuk apresiasi diri adalah dengan beristirahat atau mungkin sesekali membeli makanan atau minuman favorit sebagai self-reward.
12. Rutin Berolahraga dan Mengonsumsi Makanan Sehat
Terkadang saat kita sudah larut dalam kesibukan, tanpa sadar kita jadi lupa makan dan berolahraga. Dalam jangka panjang, kebiasaan tersebut tentu nggak baik untuk kesehatanmu. Tubuh akan lebih rentan sakit dan produktivitasmu akan terhambat juga.
Oleh karena itu, jagalah pola makan dan sisihkan sebagian waktu untuk tetap berolahraga. Lakukan olahraga simple seperti jogging atau minimal lakukan stretching terlebih dahulu sebelum beraktivitas seharian.
13. Jangan Membuang Waktu Untuk Melakukan Hal Kecil
Memeriksa pekerjaan secara detail memang penting untuk dilakukan, namun kalau terlalu sering akan membuang banyak waktu. Lakukan pengecekan di akhir setelah menyelesaikannya terlebih dahulu.
14. Memanfaatkan Aplikasi Time Management
Pada era serba canggih seperti sekarang, banyak aplikasi yang bisa kita gunakan untuk manajemen projek dan waktu, di antaranya: Any Do, Todoist, Trello, Notion, Slack, Google Calendar, dan masih banyak lagi.
15. Kuasai Manajemen Stres
Tekanan dalam pekerjaan merupakan suatu hal yang wajar, bahkan bisa jadi motivasi tersendiri agar tugas lebih cepat selesai. Namun, di sisi lain ini bisa menjadi hal buruk jika kamu nggak bisa mengendalikan tingkat stresmu.
Tingkat stres yang berlebihan bisa membuatmu menunda-nunda pekerjaan dan makin stres lagi saat semuanya semakin menumpuk tak kunjung selesai.
Kesimpulan
Saat kita telah menemukan cara mengatur waktu yang baik, menjalankan aktivitas sehari-hari menjadi lebih nyaman dan produktif. Time management yang baik dapat kita bangun bersamaan dengan kebiasaan baik lainnya seperti membuat to-do-list, merapikan meja kerja, menjaga asupan makanan, berolahraga, hingga membuat perencanaan untuk masa depan.
Rencana-rencana kita di masa depan jelas membutuhkan dana yang tidak sedikit sehingga kita perlu memanfaatkan waktu sebaik mungkin untuk mulai mempersiapkan dananya dari sekarang. Kamu bisa mulai mempersiapkan dana untuk rencana-rencana di masa mendatang dengan berinvestasi.
Di tanamduit, tersedia berbagai pilihan produk investasi, mulai dari reksadana, Surat Berharga Negara (SBN), dan emas. Yuk, download tanamduit sekarang dan manfaatkan waktumu sebaik mungkin untuk menyiapkan masa depanmu bareng tanamduit!
